Actuellement, une entreprise doit transmettre une information fiable et actualisée en temps réel. C’est un challenge quotidien.
Elle doit fournir à tous ces interlocuteurs – partenaires, clients, prospects, collaborateurs – des documents à jour ce qui n’est pas toujours simple avec la multiplication des canaux d’information.
Pour y parvenir dans les meilleures conditions, la première étape clé pour les TPE et PME, se résume à ces quelques mots : réaliser sa transformation numérique !
Pour réaliser cette transition numérique, vous pouvez :
- investir dans une solution technique : un logiciel de dématérialisation et gestion documentaire par exemple, souvent peu abordable pour les TPE ou PME. Cette solution s’avère souvent onéreuse et peu voire pas modulable. Elle demande aussi une formation parfois longue et chronophage pour s’approprier complètement la solution.
- confier la réalisation de vos supports et la gestion de votre communication print et web à un prestataire expert tel que PIX-LN ;o)
- définir un plan d’action afin de réaliser à votre rythme et dans les meilleures conditions, la dématérialisation de tout ou partie de vos supports avec l’aide d’un prestataire compétent et à l’écoute de vos problématiques.
Certains clients de PIX-LN ont opté pour cette troisième solution !
Ensemble, nous avons défini de nouveaux supports entièrement dématérialisés pour leur documentation commerciale mais aussi pour leurs outils de communication internes tels que ceux présentés en illustration de cet article.
Ma Gestion Locative m’a ainsi soumis plus 50 supports différents : des contrats de partenariats, des contrats de location, des offres commerciales mais aussi des documents de suivi et de process internes…
Les enjeux pour l’entreprise étaient multiples :
- proposer des supports cohérents, harmonisés et professionnels à ses partenaires et clients ;
- proposer des supports rapides et agréables à remplir, faciles à gérer pour ses clients comme ses collaborateurs(trices) en limitant
- de réduire le nombre de saisie et ressaisie ainsi que le nombre d’impressions pour un même support
- de transmettre à tous des supports actualisés au jour le jour si besoin
Après une transformation numérique de fond, les documents obtenus sont…
- + professionnels : ils sont tous inscrits dans la charte graphique de la société
- + efficaces et fiables : ils sont rapides à compléter et personnaliser ; toutes les informations particulières sont ajoutées via des champs de saisie interactifs y compris les logos des agences partenaires.
- + rapides à transmettre : ils sont optimisés pour être « légers » pour l’envoi par mail par exemple, tout en restant de qualité suffisante lors de l’impression.
- + condensés : la plupart des documents traités ont un nombre de pages inférieur après transformation
Après plusieurs mois d’utilisation pour certains de ces documents, le contrat est rempli !
Les collaborateurs apprécient le confort de travail mais aussi l’esthétique des documents qu’ils complètent. Les clients et partenaires remarquent la facilité et rapidité d’appropriation des supports… L’équipe de direction est pleinement satisfaite du résultat !